MANAJEMEN WAKTU “HOW TO MANAGE TIME”

MANAJEMEN WAKTU “HOW TO MANAGE TIME”

Pernahkan kita merasa terlalu sibuk kewalahan dengan pekerjaan, mengulur-ulur batas waktu, frustasi karena tidak pernah mendapat waktu cukup untuk melakukan pekerjaan? Padahal semua tahu bahwa setiap manusia punya 24 jam dalam sehari tidak peduli siapapun itu. Jika kita merasa jawaban pertanyaan diatas “ya” maka ada yang salah dalam pengaturan hidup kita. Kita tahu juga kalau waktu adalah salah satu sumber daya hidup yang perlu dikelola. Jika jawaban pertanyaan diatas “ya” berarti ada masalah dalam pengelolaan waktu kita. Seorang muslim pasti sangat memahami mengapa Alloh SWT berfirman Surat Al Ashr yang menjelaskan begitu pentingnya waktu. Begitu juga dengan peribahasa “waktu ibarat pedang”, seorang yang mampu memainkan pedangnya dengan baik maka dia akan mampu mengalahkan berbagai permasalahan kehidupan. Jika tidak, maka pedang itulah atau kehidupan itulah yang akan menghabisinya. Sayangya sebagian besar dari kita kurang begitu mengetahui cara pengaturan waktu yang baik.

Tulisan ini akan sedikit mengupas bagaimana cara pengaturan waktu yang baik. Informasi ini bisa dicoba dan diterapkan untuk mengatur waktu kita sebagai seorang insan yang lintas aktivitas, lintas sektor dan lintas kehidupan. Manajemen waktu adalah mengelola waktu hingga dapat hasil optimal. Sebagaimana pernyataan dari Julie-Ann Ramos: “Anda tidak hanya datang dan mulai tugas-tugas Anda, Anda harus berhenti sejenak dan mengevaluasi. Apa penting? Apa mendesak? Apa yang terlewatkan?” Pada dasarnya kita perlu menggunakan waktu untuk benar-benar melakukan banyak hal, yaitu mencapai sesuatu – bukan sekedar sibuk. “Siapapun bisa sibuk, tapi sibuklah untuk hal yang tepat”

Ada sebuah aturan yang sering kita dengar, Aturan Pareto, menyatakan 80% aktivitas kita hanya menghasilkan imbalan yang kurang signifikan (20% hasil). Untuk mengatasi hal ini, kita bisa mendelegasikan pekerjaan yang menurut kita kurang penting kepada orang lain, negosiasikan untuk dapat dikerjakan secara bersama-sama, berhentilan jika menurut kita aktivitas itu tidak berguna, tundalah sampai pekerjaan itu menumpuk dan kelompokkan sehingga bisa dikerjakan perjenis pekerjaannya.

Sedangakan untuk mendapatkan hasil maksimal (80% hasil) dengan hanya usaha 20%, yang bisa kita lakukan digambarkan secara jelas oleh Julie-Ann Ramos: “Anda tidak mungkin cakap pada semua hal. Berupaya memperbaiki dan berkonsentrasi pada segala sesuatu adalah tugas yang sia-sia. Jangan kuatir tentang itu, fokuslah pada hal-hal yang terpenting saja”

Manajemen waktu adalah bagaimana mengatur prioritas pekerjaan. Mempertimbangkan aktivitas secara terpisah:

1. Pentingnya; aktivitas yang perlu dilakukan dengan benar, berkaitan dengan kualitas. Jadi termasuk tugas dalam kategori 20%

2. Mendesaknya; aktivitas yang berkaitan dengan waktu, bukan kualitas.

Kita bisa mengelompokkan pekerjaan berdasarkan prioritasnya dengan memperhatikan grafik dibawah ini :

Namun semua itu butuh waktu, masalah utama dalam manajemen adalah menginvestasikan waktu sekarang untuk kegiatan-kegiatan yang mendatangkan manfaat di kemudian hari. “Mengerjakan sesuatu hal yang tepat dengan urutan yang tepat akan menghemat banyak waktu dan tenaga”

Dalam manejemen waktu juga dikenal bagaimana membuat batasan-batasan. Tidak semua pekerjaan harus kita kerjakan bukan,

· Batasi kesediaan, tidak semua ajakan teman kita harus kita penuhi. Coba pertimbangkan menurut penting dan mendesaknya.

· Batasi durasinya, dalam mengerjakan segala sesuatu alangkah baiknya jika kita batasi waktu pengerjaannya.

· Batasi pentingnya, artinya kita batasi kualitasnya. Sampai seberapa tinggi kualitas hasil pekerjaan kita, sempurnakah atau cukup optimal. Mengejar kesempurnaan dengan mengabaikan pekerjaan yang lain bukan pandan manager waktu yang baik.

· Batasi keterlibatan, jika pekerjaan itu bisa didelegasikan kepada orang lain dengan hasil pekerjaan yang cukup baik, mengapa tidak kita lakukan. Sementara itu kita mengerjakan pekerjaan yang lebih penting.

Untuk melakukan pekerjaan dengan hasil maksimal, kita juga harus mempertimbangkan ”Prime Time”. Waktu utama/emas setiap orang boleh jadi berbeda-beda. Waktu ini merupakan waktu dimana potensi dan kekuatan (pikiran dan jiwa) bisa bersinergi sehingga hasil pekerjaan menjadi fantastik. Secara umum dari keseluruhan tulisan ini, yang harus kita lakukan dalam mengelola waktu adalah :

1. Identifikasi semua aktivitas/pekerjaan yang hendak kita lakukan.

2. Mengelompokkan setiap aktivitas menurut penting dan mendesaknya.

3. Menetapkan batasan-batasan.

4. Mengetahui dan menggunakan Prime Time dengan sebaik-baiknya.

5. Membuat rencana kegiatan dan melaksanakan secara konsisten.

Semoga Tulisan ini bisa bermanfaat. Amien…