MANAJEMEN WAKTU “HOW TO MANAGE TIME”

MANAJEMEN WAKTU “HOW TO MANAGE TIME”

Pernahkan kita merasa terlalu sibuk kewalahan dengan pekerjaan, mengulur-ulur batas waktu, frustasi karena tidak pernah mendapat waktu cukup untuk melakukan pekerjaan? Padahal semua tahu bahwa setiap manusia punya 24 jam dalam sehari tidak peduli siapapun itu. Jika kita merasa jawaban pertanyaan diatas “ya” maka ada yang salah dalam pengaturan hidup kita. Kita tahu juga kalau waktu adalah salah satu sumber daya hidup yang perlu dikelola. Jika jawaban pertanyaan diatas “ya” berarti ada masalah dalam pengelolaan waktu kita. Seorang muslim pasti sangat memahami mengapa Alloh SWT berfirman Surat Al Ashr yang menjelaskan begitu pentingnya waktu. Begitu juga dengan peribahasa “waktu ibarat pedang”, seorang yang mampu memainkan pedangnya dengan baik maka dia akan mampu mengalahkan berbagai permasalahan kehidupan. Jika tidak, maka pedang itulah atau kehidupan itulah yang akan menghabisinya. Sayangya sebagian besar dari kita kurang begitu mengetahui cara pengaturan waktu yang baik.

Tulisan ini akan sedikit mengupas bagaimana cara pengaturan waktu yang baik. Informasi ini bisa dicoba dan diterapkan untuk mengatur waktu kita sebagai seorang insan yang lintas aktivitas, lintas sektor dan lintas kehidupan. Manajemen waktu adalah mengelola waktu hingga dapat hasil optimal. Sebagaimana pernyataan dari Julie-Ann Ramos: “Anda tidak hanya datang dan mulai tugas-tugas Anda, Anda harus berhenti sejenak dan mengevaluasi. Apa penting? Apa mendesak? Apa yang terlewatkan?” Pada dasarnya kita perlu menggunakan waktu untuk benar-benar melakukan banyak hal, yaitu mencapai sesuatu – bukan sekedar sibuk. “Siapapun bisa sibuk, tapi sibuklah untuk hal yang tepat”

Ada sebuah aturan yang sering kita dengar, Aturan Pareto, menyatakan 80% aktivitas kita hanya menghasilkan imbalan yang kurang signifikan (20% hasil). Untuk mengatasi hal ini, kita bisa mendelegasikan pekerjaan yang menurut kita kurang penting kepada orang lain, negosiasikan untuk dapat dikerjakan secara bersama-sama, berhentilan jika menurut kita aktivitas itu tidak berguna, tundalah sampai pekerjaan itu menumpuk dan kelompokkan sehingga bisa dikerjakan perjenis pekerjaannya.

Sedangakan untuk mendapatkan hasil maksimal (80% hasil) dengan hanya usaha 20%, yang bisa kita lakukan digambarkan secara jelas oleh Julie-Ann Ramos: “Anda tidak mungkin cakap pada semua hal. Berupaya memperbaiki dan berkonsentrasi pada segala sesuatu adalah tugas yang sia-sia. Jangan kuatir tentang itu, fokuslah pada hal-hal yang terpenting saja”

Manajemen waktu adalah bagaimana mengatur prioritas pekerjaan. Mempertimbangkan aktivitas secara terpisah:

1. Pentingnya; aktivitas yang perlu dilakukan dengan benar, berkaitan dengan kualitas. Jadi termasuk tugas dalam kategori 20%

2. Mendesaknya; aktivitas yang berkaitan dengan waktu, bukan kualitas.

Kita bisa mengelompokkan pekerjaan berdasarkan prioritasnya dengan memperhatikan grafik dibawah ini :

Namun semua itu butuh waktu, masalah utama dalam manajemen adalah menginvestasikan waktu sekarang untuk kegiatan-kegiatan yang mendatangkan manfaat di kemudian hari. “Mengerjakan sesuatu hal yang tepat dengan urutan yang tepat akan menghemat banyak waktu dan tenaga”

Dalam manejemen waktu juga dikenal bagaimana membuat batasan-batasan. Tidak semua pekerjaan harus kita kerjakan bukan,

· Batasi kesediaan, tidak semua ajakan teman kita harus kita penuhi. Coba pertimbangkan menurut penting dan mendesaknya.

· Batasi durasinya, dalam mengerjakan segala sesuatu alangkah baiknya jika kita batasi waktu pengerjaannya.

· Batasi pentingnya, artinya kita batasi kualitasnya. Sampai seberapa tinggi kualitas hasil pekerjaan kita, sempurnakah atau cukup optimal. Mengejar kesempurnaan dengan mengabaikan pekerjaan yang lain bukan pandan manager waktu yang baik.

· Batasi keterlibatan, jika pekerjaan itu bisa didelegasikan kepada orang lain dengan hasil pekerjaan yang cukup baik, mengapa tidak kita lakukan. Sementara itu kita mengerjakan pekerjaan yang lebih penting.

Untuk melakukan pekerjaan dengan hasil maksimal, kita juga harus mempertimbangkan ”Prime Time”. Waktu utama/emas setiap orang boleh jadi berbeda-beda. Waktu ini merupakan waktu dimana potensi dan kekuatan (pikiran dan jiwa) bisa bersinergi sehingga hasil pekerjaan menjadi fantastik. Secara umum dari keseluruhan tulisan ini, yang harus kita lakukan dalam mengelola waktu adalah :

1. Identifikasi semua aktivitas/pekerjaan yang hendak kita lakukan.

2. Mengelompokkan setiap aktivitas menurut penting dan mendesaknya.

3. Menetapkan batasan-batasan.

4. Mengetahui dan menggunakan Prime Time dengan sebaik-baiknya.

5. Membuat rencana kegiatan dan melaksanakan secara konsisten.

Semoga Tulisan ini bisa bermanfaat. Amien…

SUCCESSFUL STRATEGY EXECUTION

SUCCESSFUL STRATEGY EXECUTION

S

trategi. Mungkin kata ini sudah sering muncul dalam hal perencanaan organisasi. Strategi sering disederhanakan sebagai suatu cara sistematis untuk mencapai tujuan tertentu. Peranan strategi dalam menentukan arah dan masa depan organisasi (perusahaan, intitusi, organisasi massa dan lain-lain) memang tidak dapat dipungkiri, bahkan sebagian orang menganggap bahwa “Strategy is Destiny”. Strategi sangat menentukan nasib organisasi.

Banyak orang menganggap strategi hanya identik dengan perencanaan. Padahal, banyak perencanaan strategi yang indah diatas kertas tetapi lemah bahkan sulit diimplementasikan. Merencanakan stretegi sangat berbeda dengan melaksanakan rencana tersebut. Perlu keahlian dan kecerdasan berbeda untuk melakukan keduanya. Riset dari Economist Intelligence Unit dan Marakon Associates menunjukkan bahwa rata-rata organisasi bisnis hanya memperoleh 63% dari potensial kinerja keuangan seperti yang dijanjikan strateginya. Hal inilah yang sering disebut “Strategy to Performance Gap”

Tulisan ini ingin mengupas secara global buku hasil karya Michel Syrett yang berjudul “Successful Strategy Execution” dimana buku tersebut menjelaskan bagaimana cara meminimalkan gap tersebut. Menurut Michel Syrett, kesuksesan eksekusi/ implementasi strategi tergantung pada dua faktor, yaitu fokus dan kebebasan.

Pertama, fokus pada tujuan yang tepat, yang menyatukan organisasi dibalik strategi itu, menentukan definisi dan ukuran kesuksesan serta mengalokasikan sumber daya secara efisien dan efektif. Kedua, kebebasan yang diberikan kepada organisasi untuk menemukan cara-cara baru yang kreatif dan inovatif dalam mencapai tujuan organisasi. Kedua faktor diatas sangat berkaitan. Dengan kata lain,untuk mencapai kesuksesan eksekusi strategi diperlukan fokus yang tinggi dan kebebasan yang tinggi pula.

Lebih lanjut, terdapat referensi dari artikel “How Manager Everyday Decision Create or Destroy Your Company’s Stategy” (Havard Business Review, Februari 2007) menyatakan bahwa keputusan yang diambil manager 2 sampai 3 level kebawah (dibawah pimpinan tertinggi perusahaan) dapat membentuk stretegi atau bahkan menghancurkannya. Untuk itu, setiap anggota organisasi harus mengetahui apa yang hendak dicapai, mengapa hal itu harus dicapai, sehingga setiap orang dapat menentukan apa yang hendak dilakukan dengan tepat.

Prinsip kepemimpinan misi (mission leadership) yang didasarkan pada doktrin komando militer menjadi dasar penerapan kepemimpinan ini. “Beritahukan apa yang hendak dilakukan, bukan bagaimana cara melakukannya” merupakan inti kepemimipinan misi. Seorang pemimpin harus mensosialisaikan tujuan yang hendak dicapai dan mengapa harus tercapai kemudian memberikan kesempatan dan pemberdayaan kepada bawahannya untuk mengeksekusi strategi tersebut. Untuk mewujudkan hal ini, kejelasan mengenai apa yang diharapkan dari semua orang dalam organisasi merupakan hal yang harus ada. Karena itu untuk membuatnya jelas, fokus pada tujuan yang didefinisikan sebelumnya juga harus diwujudkan.

Kejelasan, sekali lagi kejelasan, tetap menjadi prioritas utama dalam eksekusi strategi. Tidak ada pendapat yang secara terang dapat menjelaskan hal ini kecuali McKenney Rogers. Dia menyatakan komunikasi dan tingkah laku merupakan jantung dari eksekusi strategi. Komunikasi yang efektif dari atas ke bawah maupun sebaliknya harus terwujud. Tetapi juga jangan melupakan tingkah laku atau budaya organisasi untuk melakukan eksekusi strategi. Budaya menjadi salah satu faktor penting yang menentukan keberhasilan. Apakah budaya organisasi sesuai dengan strategi dan sekaligus dapat mendukungnya? Itulah pertanyaan yang harus dijawab sebelum memilih strategi.

Sebuah studi dari Julian Birkinshaw, London Bussiness School, mengungkapkan bahwa harus tercipta keseimbangan antara rentangan (stretch), dukungan (support), ruang (space), dan batasan (boundary). Organisasi harus dapat menginspirasi setiap individu untuk meraih lebih (stretch), memberikan alat-alat dan dukungan (support), memberikan kebebasan untuk berkraesi (space), dan memberikan batasan tentang hal-hal yang tidak boleh dilampaui (boundary). Tahapan krusial selanjutnya adalah pengukuran kinerja dan pelaporan. Riset membuktikan bahwa pelaporan dan pengukuran yang salah merupakan alasan mengapa banyak perusahaan hanya mencapai 63% dari hasil yang diharapkan. Bahkan masih menurut riset, tidak lebih dari 15% perusahaan yang melakukan pengukuran kinerja secara teratur. Jika pembaca ingin penjelasan lengkap, referensi yang berjudul ” Turning Great Strategy Into Great Performance” yang dimuat di Havard Bussiness Review, Januari 2008 dapat memetakan strategi. Dua ahli pengukuran kinerja, Kaplan dan Norton merekomendasikan Balance Score Card (BSC) dan Mission Dashboard.

BSC merupakan alat pengukuran kinerja yang menggunakan empat perspektif, yaitu pelanggan, proses internal, pembelajaran dan pertumbuhan, keuangan untuk mengevaluasi kinerja organisasi. Alat ini telah mendunia dan dipakai perusahaan-perusahaan multinasional seperti ExxonMobil, British Petroleum (BP) sampai Kementrian Pertahanan Inggris.

Implementasi strategi tentu saja membutuhkan kepemimpinan yang bagus. Untuk mencapai tujuan, pemimpin harus memberikan fokus dan kejelasan, membangkitkan keterlibatan, menetapkan tolak ukur yang tepat, memperkuat kolaborasi, mengalokasikan sumberdaya, dan memelihara kecepatan. Pemimpin juga harus menjadi pelindung anggotanya dari ekspektasi yang tidak realistis dan menegosiasikan cara mengeksekusi strategi.

Selanjutnya, implementasi strategi membutuhkan kebebasan berkreasi sehingga menciptakan inovasi dan perubahan-perubahan. Managemen perubahan (Change Management) sangat dibutuhkan untuk mengawal keberhasilan implementasi ini. Managemen perubahan harus bisa menjadi obat trauma perubahan-perubahan yang sering terjadi. Kemampan beradaptasi terhadap perubahan lingkungan dan internal organisasi menjadi modal utama keberlanjutan suatu organiasi. Individu dalam organisasi tidak akan pernah mau mengambil resiko jika dengan adanya kesalahan yang telah diperbuat, ia akan dihukum dan dicela. Oleh karena itu, dorongan terhadap adanya kreativitas dan inovasi harus diikuti dengan perayaan kesuksesan dan anjuran untuk belajar dari kesalahan.

Sebagai penutup, pernyataan dari Jenderal Colin Powell berikut mungkin dapat menggambarkan arti penting ketepatan eksekusi strategi. Dia menyataan bahwa ”All great ideas and vissions in the world are worthless if they can’t be implemented raidly and efficiently”

Saka Gustama

Tulisan ini disadur dari Majalah SWA tanggal 25 Juni 2008